Что включают в себя расходы на перевозку пассажиров
Транспортные расходы — это прямые или косвенные расходы?
Что такое прямые и косвенные расходы
Каждая компания в процессе своей деятельности несет затраты. Согласно ст. 318 НК РФ налогоплательщик для целей налогообложения должен указывать в учетной политике алгоритм разделения расходов на прямые и косвенные.
Прямые расходы включаются непосредственно в себестоимость, но признаются только по мере реализации продукта, товара или услуги. А косвенные траты можно учесть сразу же в полном объеме в расходах компании в периоде их осуществления (п. 2 ст. 318 НК РФ).
Распределять расходы по их типам должны все компании, но есть 2 исключения:
О разнице между кассовым методом и методом начисления подробнее читайте в статье «Метод начисления и кассовый метод: основные отличия».
Ст. 318 НК РФ содержит перечень прямых расходов компании:
Этот перечень не является закрытым и носит рекомендательный характер. Это значит, что указанные выше прямые расходы налогоплательщик может учесть как косвенные либо включить в состав прямых затрат те, которые прямо не названы в ст. 318 НК РФ. Однако налоговики требуют доказывать обоснованность такого подхода (ст. 252, 319 НК РФ, письмо ФНС России от 24.02.2011 № КЕ-4-3/2952@). Учесть затраты на производство в качестве косвенных можно, только если компания докажет в учетной политике невозможность их отнесения к прямым, а также представит алгоритм распределения таких трат с учетом экономически обоснованных показателей.
От правильности отнесения затрат к прямым и косвенным зависит расчет налога на прибыль. Если компания спишет сразу много косвенных затрат, а налоговики с ней не согласятся, скорее всего, последует доначисление налога и штраф. Примером, когда компания включила в состав косвенных расходов амортизацию и отстояла свою позицию в суде, служит постановление ФАС Волго-Вятского округа от 04.02.2014 № А82-12003/2012. Однако есть и обратный пример: Арбитражный суд Московского округа в постановлении от 05.06.2017 № Ф05-7067/2017 по делу № А40-136716/2016 согласился с налоговым органом, который посчитал неправомерным отнесение в состав косвенных расходов общестроительных затрат, связанных с содержанием строительной площадки при строительстве малоэтажного индивидуального жилья и инфраструктуры поселка (определением Верховного суда РФ от 27.09.2017 № 305-КГ17-13063 отказано в передаче дела № А40-136716/2016 в судебную коллегию по экономическим спорам Верховного суда РФ для пересмотра в порядке кассационного производства).
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы разделяете затраты на прямые и косвенные в налоговом учете. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Что такое прямые и косвенные расходы, мы выяснили. Теперь определим, какие транспортные расходы существуют и в каком случае они являются прямыми затратами компании, а в каком — косвенными.
Что относится к транспортным расходам
Транспортные расходы (ТР) компании на практике делятся на 3 группы:
Рассмотрим подробнее каждый тип транспортных расходов.
Расходы на доставку приобретенного имущества
Если торговая компания закупает товары у другой фирмы и вывозит их собственными силами либо платит за доставку транспортной компании или контрагенту, такие расходы будут носить характер прямых (абз. 3 ст. 320 НК РФ). На себестоимость товаров они списываются не в полной сумме, а распределяются между реализованными и нереализованными товарами по следующим формулам:
ТРНП = ОСТтов × средний процент ТР,
Средний процент ТР = (ТРост + ТРтек) / (Стек + ОСТтов) × 100%,
ТР к списанию в текущем периоде = ТРост + ТРтек – ТРНП,
где: ТР — транспортные расходы;
ТРНП — транспортные расходы по непроданным товарам;
ТРост — транспортные расходы на остаток товаров на начало месяца;
ТРтек — транспортные расходы в текущем месяце;
Стек — себестоимость товаров, проданных в текущем месяце;
ОСТтов — остаток непроданных товаров на конец месяца.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В отличие от производственных компаний торговые организации не имеют права устанавливать свой перечень прямых и косвенных расходов (абз. 3. ст. 320 НК РФ).
При покупке ОС расходы на его доставку компания должна включить в состав фактических затрат на приобретение ОС (п. 8 ПБУ 6/01). Для целей налогообложения транспортные расходы будут учитываться аналогично порядку, принятому в бухучете, то есть будут включены в стоимость ОС, а затем списываться на расходы через амортизацию.
Производственная компания включает расходы на доставку сырья в стоимость МПЗ и учитывает их в составе материальных расходов (п. 2 ст. 254 НК РФ). Следовательно, в этом случае ТР будут прямыми затратами компании. Если стоимость доставки зафиксирована отдельной суммой, то, помимо документов на само сырье, поставщик передает покупателю ТТН и счет-фактуру на транспортные услуги.
Расходы на доставку продукции или товаров покупателю
Торговая компания учитывает расходы на доставку товаров покупателям на основании абз. 3 ст. 320 НК РФ. Такие траты являются косвенными. Иные транспортные расходы также следует считать косвенными (письмо Минфина России от 29.11.2011 № 03-03-06/1/783).
Производственная компания при доставке продукции покупателям учитывает расходы на это в качестве материальных расходов (подп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ). Поскольку они непосредственно не указаны в перечне прямых расходов, компания может принимать их в качестве косвенных (письмо Минфина России от 13.11.2010 № 03-03-05/251).
Для учета ТР при доставке имущества покупателю компания должна оформить товарную накладную (ТОРГ-12) и товарно-транспортную накладную (1-Т) (письмо Минфина России от 27.02.2012 № 03-03-06/1/105).
Расходы на содержание транспорта
В расходы на содержание транспорта компания включает траты на ГСМ, ремонт и покупку комплектующих для автомобилей, стоимость услуг страховой компании, парковку и штрафы ГИБДД.
Траты на бензин, дизельное или иное топливо для автомобиля относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Однако компания может учитывать их и как прямые расходы, опираясь на письмо Минфина России от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67. Например, если на автомобиле доставляется продукция покупателям, траты на ГСМ в таком случае можно учесть в материальных расходах. А вот если ТС предназначено для перевозки топ-менеджеров фирмы, стоимость ГСМ является прочими расходами и косвенными тратами. Эти нюансы следует закрепить в учетной политике.
Обязательным документом, без которого нельзя списывать траты на ГСМ, является путевой лист. Подробнее о том, как его заполнять, читайте в статье «Какой порядок заполнения путевых листов (образец, бланк)?».
Покупку запчастей и ремонт ТС следует отнести к косвенным расходам и полностью списать в том отчетном периоде, в котором эти траты были понесены (п. 1 ст. 260 НК РФ). Списываются расходы на ремонт на основании:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Траты на ремонт должны быть экономически оправданными. Если, к примеру, вместо сломавшейся автомагнитолы будет установлена дорогостоящая звуковая система, налоговики посчитают это излишеством и снимут расходы, поскольку на способность авто приносить прибыль качество звука не влияет.
Любое транспортное средство должно быть застраховано и на него оформлен полис ОСАГО (ст. 4 закона «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев ТС» от 25.04.2002 № 40-ФЗ). Расходы на ОСАГО являются косвенными тратами и должны быть учтены в составе прочих расходов компании равными суммами в течение срока действия договора (п. 1 ст. 263, п. 6 ст. 272 НК РФ).
Дополнительно к ОСАГО компания может купить КАСКО. Это ее право, а не обязанность. КАСКО предоставляет расширенную страховую гарантию на автомобиль, поэтому стоит дороже. Траты на полис КАСКО относятся к прочим расходам компании (п. 3 ст. 263 НК РФ).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! «Упрощенцы» могут учесть в расходах только ОСАГО, но не КАСКО (подп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Стоимость платной парковки можно учесть для целей налогообложения в качестве косвенных расходов (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Основанием для списания затрат будет служить парковочный чек, кассовый и товарный чек, а также акт об оказании услуг, если заключается договор долгосрочной аренды машино-места.
А вот если автомобиль попал на штрафстоянку или водитель нарушил ПДД, то оплату штрафов учесть в расходах нельзя в любом случае, как и любые другие административные штрафы (п. 2 ст. 270 НК РФ).
Расходы на аренду транспорта
Компания может не иметь ТС, а арендовать их у другой фирмы, физлица или платить работникам компенсацию за использование собственных авто в служебных целях.
Для целей налогообложения плата арендатора по договору аренды ТС включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Если автомобиль был арендован для осуществления основной деятельности фирмы (торговли или производства), расходы на аренду можно учесть в качестве прямых. Если же автомобиль используется в иных целях (например, для обслуживания административного персонала), такие траты лучше учесть в косвенных расходах. Обосновать выбранный порядок компания должна в учетной политике.
Арендатор в соответствии с договором аренды несет расходы на обслуживание автомобиля (ГСМ, страховку, ремонт и пр.). Такие траты учитываются аналогично ситуации, когда автомобиль находится в собственности компании.
Списывать расходы арендатор будет на основании подтверждающих документов: договоров, платежных документов, актов приемки-передачи ТС, путевых листов и т. д.
Если авто арендовано с экипажем, то расходы на его обслуживание несет арендодатель, а затраты на управление автомобилем компания может списать в составе расходов на оплату труда (п. 21 ст. 255 НК РФ) в соответствии с актом приемки-передачи услуг. Будут ли такие расходы относится к прямым или косвенным, зависит от сферы использования автомобиля.
Если компания платит работнику компенсацию за использование собственного легкового автомобиля на работе, такие траты можно списать только в пределах норматива, установленного в подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ:
Свыше этих сумм, по мнению чиновников, компания никакие траты на транспорт, принадлежащий сотруднику, учесть не может (письмо Минфина России от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366, от 04.12.2015 № 03-03-06/70852, от 16.05.2005 № 03-03-01-02/140).
Есть ли ограничения по признанию в расходах компенсации работнику за использование собственного грузового автомобиля, смотрите в материале «[ЛАЙФХАК] Компенсируем сотруднику расходы на личный автомобиль».
Компенсация сотруднику за использование транспорта является косвенным расходом компании, поскольку в ст. 318 НК РФ среди сумм, которые могут быть отнесены к прямым расходам, компенсации отсутствуют.
Итоги
Для удобства мы свели самые распространенные транспортные расходы в таблицу с указанием типа (прямые или косвенные).
Что включают в себя расходы на перевозку пассажиров
от 18 апреля 2013 года N НА-37-р
В соответствии с пунктом 8 протокола совещания у Председателя Правительства Российской Федерации В.В.Путина от 8 июня 2011 года N ВП-П9-32пр «О проблемах транспортного комплекса Российской Федерации»:
Ввести в действие Методические рекомендации по расчету экономически обоснованной стоимости перевозки пассажиров и багажа в городском и пригородном сообщении автомобильным и городским наземным электрическим транспортом общего пользования согласно приложению к настоящему распоряжению.
Приложение
к распоряжению Минтранса России
от 18 апреля 2013 года N НА-37-р
Методические рекомендации по расчету экономически обоснованной стоимости перевозки пассажиров и багажа в городском и пригородном сообщении автомобильным и городским наземным электрическим транспортом общего пользования
I. Общие положения
2. Настоящие Методические рекомендации определяют основные положения по расчёту величины экономически обоснованной стоимости перевозки пассажиров и багажа при формировании цен (тарифов) на перевозки пассажиров и багажа в городском и пригородном сообщении автомобильным и городским наземным электрическим транспортом общего пользования в субъектах Российской Федерации и муниципальных образованиях.
4. Экономически обоснованная стоимость 1 км пробега пассажирского транспортного средства является базовой величиной, на основе которой рассчитывается экономически обоснованный тариф на перевозку одного пассажира.
5. Экономически обоснованная стоимость 1 км пробега пассажирского транспортного средства рекомендуется к использованию как основа при проведении финансовых расчетов между перевозчиком и государственным (муниципальным) заказчиком услуг по перевозкам пассажиров, которые рекомендуется производить на основании данных о пробеге транспортных средств за расчётный период и с учётом типов транспортных средств.
6. Величина экономически обоснованной стоимости 1 км пробега пассажирского транспортного средства также может быть применена в целях определения начальной (максимальной) цены контракта при проведении конкурса на право заключения государственного (муниципального) контракта на перевозки пассажиров по государственному (муниципальному) заказу на конкретной маршрутной сети по установленному расписанию транспортными средствами заданных типов.
7. Настоящие Методические рекомендации не затрагивают вопросов, связанных с расчётом величины тарифа на перевозку пассажира, учитывающего платёжеспособность населения, тарифов, применяемых для категорий пассажиров, имеющих право на льготы в соответствии с действующим законодательством, а также с финансовыми взаимоотношениями бюджетов различных уровней.
II. Основные методические положения по расчёту величины экономически обоснованной стоимости перевозки пассажиров и багажа в городском и пригородном сообщении автомобильным и городским наземным электрическим транспортом общего пользования
8. В настоящих Методических рекомендациях под экономически обоснованной величиной стоимости 1 км пробега пассажирского транспортного средства понимается такая величина, которая включает себестоимость и прибыль и позволяет:
обеспечить материальными ресурсами (топливом, шинами, запасными частями и др.) необходимое количество и типы транспортных средств, выпускаемых перевозчиком на маршрут, с учетом требований по безопасности перевозок;
устанавливать уровень оплаты труда персонала перевозчика, обеспечивающий профессиональную пригодность и стабильность его состава;
обеспечивать экономически устойчивую деятельность перевозчика, а также обновление парка транспортных средств и иных основных средств, технологически связанных с обеспечением перевозок, в случае недостатка величины амортизационных отчислений.
9. В основу расчёта экономически обоснованной величины стоимости 1 км пробега пассажирского транспортного средства положены действующие нормы расхода материальных ресурсов и расчетные удельные расходы на 1 км пробега пассажирского транспортного средства с учетом адаптации к условиям деятельности конкретных перевозчиков.
10. Величины удельных расходов в настоящих Методических рекомендациях указаны по состоянию на начало 2013 года и пригодны к использованию до момента достижения индексом цен на соответствующие виды ресурсов величины 40-50 процентов. По достижении индексом цен этой величины требуется проведение актуализации удельных расходов.
11. Расчёт экономически обоснованной стоимости перевозки выполняется на основании следующей информации:
данных о маршрутной сети на расчётный (плановый) период (паспортов действующих или планируемых маршрутов);
расписаний движения пассажирских транспортных средств в расчётном (плановом) периоде с учётом типов транспортных средств;
данных о фактически выполненных объёмах перевозок пассажиров и пассажирообороте на расчётных маршрутах, а также о пробегах пассажирских транспортных средств с учётом их вместимости за сопоставимый период, предыдущий расчётному (плановому) периоду, с учётом их сезонности;
статистической и бухгалтерской отчётности (копии приказа об учётной политике организации для целей бухгалтерского учета, заверенной в установленном порядке).
12. Расчёт экономически обоснованной себестоимости перевозки выполняется по статьям расходов с учётом значений цен (тарифов) на потребляемые ресурсы за предыдущий (истёкший) период, а также индексов инфляции, индексов изменения цен производителей промышленной продукции, определяемых прогнозом социально-экономического развития Российской Федерации на расчётный период.
III. Формирование себестоимости перевозок (в расчёте на 1 км пробега, 1 пассажира и 1 пассажирокилометр) транспортными средствами автомобильного и городского электрического транспорта, включающей величину экономически обоснованных расходов, необходимых для осуществления деятельности перевозчиков автомобильного и городского электрического транспорта по статьям расходов
14. Затраты перевозчиков включают в себя расходы по обычным видам деятельности, в том числе непосредственно связанные с перевозками прямые и косвенные расходы.
15. В составе прямых расходов при перевозках автобусами учитывают:
расходы на оплату труда водителей маршрутных автобусов и кондукторов;
отчисления на социальные нужды от величины расходов на оплату труда водителей маршрутных автобусов и кондукторов;
расходы на топливо для маршрутных автобусов;
расходы на смазочные и прочие эксплуатационные материалы для маршрутных автобусов;
расходы на износ и ремонт шин маршрутных автобусов;
расходы на техническое обслуживание и эксплуатационный ремонт маршрутных автобусов;
амортизацию маршрутных автобусов;
прочие расходы по обычным видам деятельности.
16. В составе косвенных расходов при перевозках автобусами учитывают:
17. В составе прямых расходов при перевозках троллейбусами и трамваями учитывают:
расходы на оплату труда водителей маршрутных троллейбусов и трамваев, а также кондукторов;
отчисления на социальные нужды от величины расходов на оплату труда водителей маршрутных троллейбусов и трамваев, а также кондукторов;
расходы на электроэнергию на движение троллейбусов и трамваев;
расходы на износ и ремонт шин троллейбусов;
расходы на техническое обслуживание и эксплуатационный ремонт маршрутных троллейбусов и трамваев;
амортизацию троллейбусов и трамваев;
18. В составе косвенных расходов при перевозках троллейбусами и трамваями учитывают:
расходы на содержание контактно-кабельной сети, а также тяговых подстанций (расходы на содержание энергохозяйства);
расходы на содержание и ремонт трамвайного пути;
расходы на содержание службы движения;
накладные расходы, включая расходы на содержание службы автоматики и связи;
19. Величину себестоимости в расчёте на 1 км пробега на маршруте при перевозках автобусами каждой (i-й) марки и модели определяют по формуле:
, руб./1 км пробега, (1)
— расходы на оплату труда водителей и кондукторов;
— отчисления на социальные нужды от величины расходов на оплату труда водителей и кондукторов;
— расходы на топливо для маршрутных автобусов;
— расходы на смазочные и прочие эксплуатационных материалов для маршрутных автобусов;
— расходы на износ и ремонт шин маршрутных автобусов;
— расходы на техническое обслуживание и эксплуатационный ремонт маршрутных автобусов;
— амортизация маршрутных автобусов;
— величина прочих расходов по обычным видам деятельности в сумме с косвенными расходами.
20. Величину себестоимости в расчёте на 1 км пробега на маршруте при перевозках троллейбусами каждой (i-й) марки и модели определяют по формуле:
, руб./1 км пробега, (2)
— расходы на оплату труда водителей и кондукторов;
— отчисления на социальные нужды от величины расходов на оплату труда водителей и кондукторов;
— расходы на электроэнергию на движение троллейбусов;
— амортизация троллейбусов;
— расходы на износ и ремонт шин троллейбусов;
— расходы на техническое обслуживание и эксплуатационный ремонт троллейбусов, руб.;
— расходы на содержание контактно-кабельной сети троллейбуса;
— расходы на содержание тяговых подстанций троллейбуса;
— расходы на содержание службы движения;
Командировки и налог на прибыль. Что можно учесть?
Командировочные расходы включают в себя обширный список возможных трат, при учете которых у каждого бухгалтера могут возникнуть вопросы. Анжелика Максимова, старший бухгалтер по учету затрат Acsour, рассказала журналу «Расчет» об учете командировочных расходов при расчете налога на прибыль.
Расходы на командировки для налога на прибыль согласно пункту 12 статьи 264 Налогового кодекса относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией. Закон допускает включать в состав командировочных расходы на проезд работника к месту командировки и обратно, траты на проживание, суточные или полевое довольствие, иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома компании и имеющие экономическую обоснованность.
Подпишитесь на журнал «Расчёт» или «Расчёт. Премиум» на 2-е полугодие 2021 года! Скачать счет на подписку
Порядок оплаты, а также размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками, определяются локальными актами организации или коллективным договором.
Отметим также, что, если сотрудник потерял оригиналы проездных документов, в том числе, например, посадочный талон, подтвердить расходы на проезд можно и иными документами, такими как: дубликат билета; его копия, оставшаяся у транспортной организации; справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физлицо, маршрут, стоимость билета и дату поездки.
Расходы на оплату суточных
При расчете налога на прибыль всю сумму суточных, выплаченных сотруднику, можно включить в расходы без ограничений. Однако следует помнить, что существует нормирование суточных для расчета налога на доходы физических лиц (п. 1 ст. 217 НК РФ): не более 700 рублей за каждый день командировки в пределах РФ и не более 2500 рублей за каждый день командировки за пределами нашей страны.
Суточные сотрудникам выплачивают за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и возвращения).
Наиболее сложным моментом при учете является расчет суточных при направлении сотрудника за границу. Деньги при загранкомандировках можно выплатить как в рублях, так и в валюте. Суточные за день выезда из России выплачиваются по нормам для загранкомандировок, а за день въезда в РФ – по нормам для России. В случае однодневной командировки за границу суточные нужно рассчитать в размере 50% от нормы для загранкомандировок.
Интересно, что в случае, если работник был направлен в загранкомандировку, однако в момент прохождения государственной границы его не выпустили, например, из-за ограничений, наложенных приставами, то ранее выплаченные суточные нельзя не только учесть в составе налоговых расходов, но и удержать с сотрудника.
Деньги, выплаченные работнику, не подлежат обратному взысканию, поскольку они не являются вознаграждением за труд, не относятся к заработной плате, а носят компенсационный характер.
Траты на проезд
В состав расходов на проезд входят следующие траты: стоимость проездного билета на транспорт общего пользования (самолет, поезд и т. д.), стоимость услуг по оформлению проездных билетов, расходы на оплату постельных принадлежностей в поездах, а также стоимость проезда до места (вокзала, пристани, аэропорта) отправления в командировку (или возвращения), если оно расположено вне населенного пункта, где сотрудник работает.
Также компания вправе прописать в положении о командировках, какой класс комфортабельности при направлении в командировку положен тем или иным сотрудникам. В таком случае организация будет вправе учесть в расходах в том числе и билеты по тарифу «бизнес-класс», об этом, например, сообщал ранее Минфин России в письме от 21 апреля 2006 года № 03-03-04/2/114.
Если сотрудник едет в командировку железнодорожным транспортом в вагоне повышенной комфортности, в стоимость билета могут быть включены дополнительные сервисные услуги, по мнению Минфина России, стоимость таких услуг также может быть учтена организацией при расчета налога на прибыль, свое мнение финансисты выразили в письме от 19 июня 2017 года № 03-03-06/1/37945. Обратите внимание: стоимость сервисных услуг не включается в доход работника, облагаемый НДФЛ. При этом, если в билете цена питания выделяется отдельной строчкой, для налогообложения прибыли эти затраты не учитываются.
Кроме того, организации могут включить в состав расходов, уменьшающих прибыль, затраты на фрахт воздушного судна, на котором сотрудник осуществлял проезд к месту командировки и обратно, а также расходы на оплату услуг зала повышенной комфортности, оборудованного дополнительными средствами связи, об этом также ранее сообщил Минфин России, в частности в письме от 7 июня 2007 года № 03-03-06/1/365.
К месту отправления
Как мы упомянули выше, организация вправе учесть расходы на проезд к вокзалу, аэропорту, дому сотрудника, а также к месту его постоянной работы в период выполнения командировочного задания, при этом вид транспорта, который может быть использован, не оговорен в Налоговом кодексе, таким образом, это может быть в том числе и проезд на такси. И если с проездом, например, в аэропорт все более-менее понятно, то может ли организация включить какие-то другие поездки на такси (в ночное время, до офиса партнеров и т. п.) в состав командировочных расходов?
Мнение Минфина России – расходы на проезд в такси могут быть учтены в составе налоговых расходов при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности (письмо от 25 марта 2020 г. № 03-03-07/23568), то есть если вы можете обосновать их, например, графиком работы, при котором сложно воспользоваться общественным транспортом, или удаленностью рабочего места или места временного проживания от остановок общественного транспорта, то расходы на такси могут быть учтены в налоговых расходах.
Траты на общественный транспорт
Кроме этого работодатель вправе предусмотреть возмещение расходов на проезд городским транспортом и закрепить соответствующие положения в коллективном договоре или другом ЛНА. При таком варианте траты на проезд транспортом общего пользования в черте города в период нахождения работника в служебной командировке, по мнению Минфина России, выраженному в письме от 21 июля 2011 года № 03-03-06/4/80, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли организаций.
Траты на аренду автомобиля
Аренда автомобиля в командировке в последнее время становится все более популярным способом передвижения. И здесь подход к учету расходов аналогичен вышеуказанным: если подобная возможность прописана в локальных нормативных актах организации, траты на аренду машины документально подтверждены и экономически обоснованы.
Документальное подтверждение проезда
Командировочные расходы учитываются для налогообложения прибыли в сумме фактически произведенных затрат, подтвержденных первичными документами. Рассмотрим подробнее, какими именно документами можно подтвердить те или иные траты на проезд.
маршрутная квитанция, контрольный купон электронного проездного билета, авиа- или железнодорожный билет;
посадочный талон с отметкой о досмотре для авиабилетов;
кассовый чек (в том числе электронный) о покупке
информация о маршруте;
заказ-наряд на предоставление транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа (при наличии)
билет, в котором указаны обязательные реквизиты, приведенные в приложении № 1 к Правилам перевозок пассажиров и багажа
договор аренды транспортного средства;
кассовый чек, подтверждающий оплату;
документы, подтверждающие использование арендованного автомобиля в период нахождения в командировке
Траты на проживание
Порядок оплаты и нормы расходов на проживание, аналогично другим командировочным расходам, организация устанавливает в своем ЛНА. Так же, как и остальные расходы компании, для того чтобы можно было их учесть при расчета налогов расходы на проживание, они должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены.
Стоимость дополнительных услуг, оказываемых гостиницами, включается в состав трат и может быть учтена в качестве командировочных расходов. Исключением являются такие расходы, как траты на обслуживание работника в барах и ресторанах, расходы на пользование рекреационно-оздоровительными объектами, стоимость обслуживания в номере.
Траты на бронирование и курортный сбор
Оплата услуг по бронированию может быть расценена как дополнительная услуга, оказываемая гостиницей, поэтому ее можно включить в состав командировочных и налоговых расходов. Кстати, сумма оплаченного курортного сбора в командировке также уменьшает налогооблагаемую прибыль.
Документальное подтверждение проживания
Поскольку сотрудники могут проживать во время командировки не только в гостинице, но и, например, арендовать квартиру, вопрос о правильном документальном оформлении очень актуален. Расскажем, какие документы нужно собрать.
Проживание в гостинице
счет или акт гостиницы
Аренда квартиры у физического лица
документы об оплате, например, расписка о получении денег.
Следует обратить внимание, что при аренде квартиры у физического лица документы, подтверждающие право собственности арендодателя на сдаваемую квартиру, для обоснования затрат на проживание не нужны
Бронирование гостиницы через booking.com и другие подобные ресурсы
документ, подтверждающий использование карты сотрудника – выписка по счету;
документ, свидетельствующий об оплате услуг гостиницы и о получении ею денег
Прочие траты
В состав прочих командировочных расходов могут быть включены расходы на оформление и выдачу виз, загранпаспортов. К тратам на визы относятся и госпошлина, консульский сбор, оплата услуг компаний, предоставляющих услуги по оформлению документов. Следует обратить внимание, что расходы на оформление и выдачу виз учитываются в составе налоговых расходов только в том случае, если служебная поездка состоялась, об этом сообщил Минфин России в письме от 6 мая 2006 года № 03-03-04/2/134.
Консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, транзита также можно учесть при расчета налогов. Как и услуги связи – почты, телеграфа, телефона, Интернета, – расходы на провоз и хранение багажа, траты на проведение встреч с партнерами, представительские расходы, приобретение медицинской страховки во время пребывания сотрудника в загранкомандировке (при условии, что она является обязательным условием выдачи въездной визы).
Не следует забывать, что и остальные командировочные траты, вышеуказанные дополнительные затраты также должны быть предусмотрены ЛНА компании и документально подтверждены.
В заключение к вышесказанному добавим, что, по мнению налоговиков, отсутствие результата в виде заключенных договоров или иных подписанных документов не свидетельствует о непроизводственном характере командировочных расходов (письмо УФНС по г. Москве от 11 августа 2009 г. № 16-15/082607.2).
Таким образом, даже если после служебной поездки сотрудник не добился каких-то явных положительных результатов, при должном оформлении расходы на служебную поездку организация может учесть при расчете налога на прибыль.
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование