Что включает в себя обработка персональных данных по закону
Передача персональных данных по нормам ст. 88 ТК РФ
Ст. 88 ТК РФ: официальный текст
Что относится к персональным данным?
Представление о персональных данных человека и основные правила работы с ними содержатся в законе РФ «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Любые сведения, относящиеся к конкретному лицу, являются его персональными данными, на получение и использование которых необходимо получить согласие этого лица.
Чаще всего персональные данные оказываются нужны работодателю, и обычно при трудоустройстве берутся у работника сведения, подтверждаемые:
Можно ли хранить копию паспорта в личном деле работника? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в материал.
Получивший персональную информацию работодатель не только собирает и обрабатывает ее в пределах своего подразделения (службы персонала), но и передает в другие подразделения (бухгалтерию, юридическую службу), а также третьим лицам (ПФР, ФСС, ИФНС, банкам, органам внутренних дел, судам).
Какие требования содержатся в ст. 88 ТК РФ?
Ст. 88 ТК РФ, констатируя необходимость передачи персональных данных третьим лицам, устанавливает правила, с соблюдением которых она должна осуществляться работодателем:
ВНИМАНИЕ! Согласие на обработку сведений, разрешенных для распространения, нужно оформлять отдельно от других подобных документов.
Как и когда оформить согласие работника на работу с его данными?
Подавляющее большинство действий, осуществляемых работодателем с персональными сведениями о человеке, требует наличия письменного согласия работника (п. 1 ст. 9 закона РФ от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Такое согласие обычно берут уже в момент оформления на работу, учитывая, что сбор персональных данных начинается непосредственно с момента трудоустройства. Оно считается добровольным и допускает возможность отзыва его работником.
Установленной формы у этого документа нет, но есть перечень обязательной информации, установленной Роскомнадзором в приказе от 24.02.2021 № 18 (действует с 01.09.2021). Согласие должно содержать следующую информацию:
Что нужно знать о биометрических персональных данных, см. здесь.
Полный перечень сведений о работниках, являющихся персональными данными, вы найдете в КонсультантПлюс. Это важно знать, поскольку к персональной информации относятся не только сведения о работнике, но и его фото например. Есть и другие интересные моменты. А ведь за нарушения в работе с персональными данными установлены довольно существенные штрафы. Получите бесплатный доступ к системе К+ и переходите в Путеводитель. Это убережет вас от ошибок и позволит избежать ответственности.
Скачать бланк и образец согласия на обработку персональных данных с 01.09.2021 года можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Когда работник является несовершеннолетним, соответствующее согласие оформляется лицом, имеющим право на законное представление его интересов (родителем, опекуном, усыновителем). Обязательная для этого документа информация при этом пополняется сведениями о законном представителе несовершеннолетнего (Ф.И.О., данные паспорта) и пояснениями о том, как эти 2 лица взаимосвязаны.
Подробнее об оформлении этих документов читайте в материалах:
Когда не требуется согласовывать с работником передачу данных о нем?
Существуют ситуации, когда персональные сведения о работнике передаются третьим лицам вне зависимости от того, есть его согласие на это или нет. Это делается по запросам:
На какие сведения медицинского характера запрет не распространяется?
Несмотря на прямой запрет о сборе сведений медицинского характера, ст. 88 ТК РФ делает оговорку в отношении тех данных, которые значимы с точки зрения отбора кандидатов на конкретную должность или работу в определенных условиях. Это относится:
Поскольку человек может скрыть нежелательную для него информацию о наличии медицинских противопоказаний, препятствующих трудоустройству на соответствующую работу (должность), работодателю предоставляется возможность получить такие сведения из других источников.
Распространенные вопросы
Может ли работодатель передавать персональные данные своих бывших работников новым работодателям по их запросам?
Потенциальный работодатель вправе запросить информацию о персональных данных сотрудника при соблюдении следующих условий:
Прежний работодатель вправе передать такие сведеня новому работодателю при наличии согласия сотрудника. Если работник отозвал согласие на передачу персональных данных третьим лицам, прежний работодатель может получить штраф.
Относятся ли сведения полиграфа к персональным данным?
Законодательство не запрещает работодателям использовать детектор лжи для проверки кандидатов и действующих работников с целью получения в ходе такой проверки ответов на вопросы, касающиеся лояльности работника к работодателю, а также деловых и профессиональных качеств работника. Применять полиграф работодатель вправе только при наличии письменного согласия работника. В таком согласии должны быть указаны следующие данные:
Какие риски возможны при нарушении требований к обработке персональных данных работников организации?
2. уголовная ответственность:
Что значит обработка персональных данных
Что такое личные данные и их обработка. Что входит в состав личной информации
Термин «обработка персональных данных» введен законом «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
Под обработкой персональных данных понимаются различные действия с личной информацией людей (в частности, сбор, хранение, систематизация, использование, передача иным лицам и т. п.), которые выполняются физическими лицами или организациями.
Что входит в состав личных сведений о человеке? Закон об этом прямо не говорит, хотя и оперирует словосочетанием «любая информация», которая относится к человеку. Соответственно, можно сделать вывод, что персональные данные — это Ф. И. О., дата рождения, адрес, телефон, email, ссылка на профиль в социальной сети и т. д.
Принципы обработки личной информации
Законодательно установлены принципы работы с личной информацией, которые следует соблюдать. В частности:
Способы и условия обработки данных
Способов обработки персональных данных законом установлено всего два (п. 3 ст. 3 закона № 52-ФЗ): автоматизированный и неавтоматизированный.
Также законом определены условия обработки персональных данных:
Уведомление Роскомнадзора об обработке личной информации
Обработке данных по закону должно предшествовать направление потенциальным оператором уведомления об обработке персональных данных в Роскомнадзор.
Не уведомлять этот госорган можно в некоторых случаях, перечисленных в ч. 2 ст. 22 закона № 152-ФЗ, а именно если:
Содержание уведомления об обработке персональных данных регламентируется ч. 3 закона № 152-ФЗ. А в приложении № 1 к Методическим рекомендациям по уведомлению уполномоченного органа…, утвержденным приказом Роскомнадзора от 30.05.2017 № 94, приводится форма документа.
После получения уведомления Роскомнадзор в течение 30 дней вносит перечисленную в ст. 22 ч. 3 закона № 152-ФЗ информацию в реестр. Для заявителя данная процедура бесплатна.
Меры, которые должен принять оператор при обработке сведений
В ходе обработки информации одна из основных задач оператора — обеспечить их безопасность, конфиденциальность и неприкосновенность. Для этого он должен принять следующие меры:
Запрет на обработку информации
В любой момент человек имеет возможность отозвать свое разрешение на обработку его личной информации оператором. В этом случае оператор должен:
Ответственность за нарушения в работе с личными сведениями
За нарушение правил работы с персональными данными оператор несет административную ответственность по ст. 13.11 КоАП РФ.
Статья Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях
Основание для привлечения к ответственности
Ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ
Обработка данных в случае, если она противоречит целям их сбора
Штраф 1–3 тыс. руб. для граждан, 5–10 тыс. руб. для должностных лиц, 30–50 тыс. руб. для организаций
Ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ
Обработка информации без согласия ее владельца
Штраф 3–5 тыс. руб. для граждан, 10–20 тыс. руб. для должностных лиц, 15– 70 тыс. руб. для организаций
Ч. 3 ст. 13.11 КоАП РФ
Неопубликование или недоведение до сведения граждан политики работы оператора с персональными данными
Штраф 700–1500 руб. для граждан, 3–6 тыс. руб. для должностных лиц, 5–10 тыс. руб. для ИП, 15–70 тыс. руб. для организаций
Ч. 4 ст. 13.11 КоАП РФ
Непредоставление гражданам информации об обработке их персональной информации
Штраф 1– тыс. руб. для граждан, 4–6 тыс. руб. для должностных лиц, 10–15 тыс. руб. для ИП, 25–40 тыс. руб. для организаций
Ч. 5 ст. 13.11 КоАП РФ
Невыполнение требований граждан актуализировать, блокировать или уничтожить персональные данные в определенных законодательством случаях
Штраф 1–2 тыс. руб. для граждан, 4–10 тыс. руб. для должностных лиц, 10–20 тыс. руб. для ИП, 25–45 тыс. руб. для организаций
Ч. 6 ст. 13.11 КоАП РФ
Несоблюдение правил хранения сведений, повлекшее несанкционированный доступ к ним третьих лиц
Штраф 700–2000 руб. для граждан, 4–10 тыс. руб. для должностных лиц, 10–20 тыс. руб. для ИП, 25–50 тыс. руб. для организаций
Ч. 7 ст. 13.11 КоАП РФ
Несоблюдение требований к обезличиванию персональных данных либо их необезличивание должностными лицами государственных и муниципальных учреждений
Итоги
Таким образом, процедура обработки личных данных строго регламентирована законодательством, а за ее нарушение установлена административная ответственность. Любому оператору персональных данных необходимо разработать правила обработки информации, уведомить в случае необходимости Роскомнадзор, не допускать перечисленных в статье нарушений.
Персональные данные сотрудника: как с ними работать
Неоднозначное понимание того, что именно скрывается под персональными данными, в итоге приводит к конфликту между сторонами, когда работодатель и работник злоупотребляют своими правами. Чтобы избежать таких ситуаций, надо понимать, как правильно обрабатывать персональные данные на каждом этапе взаимодействия.
Основные документы, на которые нужно ориентироваться при обработке персональных данных, — это Конституция РФ (ст. 24) и Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее — Закон о персональных данных).
В ст. 24 Конституции РФ говорится, что «сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются». Закон о персональных данных определяет значение не только ключевых понятий, с которыми придется сталкиваться на практике каждому работодателю, но и вводит принципы и условия обработки персональных данных, права субъекта персональных данных и другие важные моменты.
Вопросам защиты персональных данных работника посвящена гл. 14 ТК РФ.
Что включают персональные данные работника
Персональные данные — это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному физическому лицу (субъекту персональных данных). Как правило, эти данные позволяют идентифицировать конкретного человека.
В рамках трудовых отношений работодатель может запрашивать только те персональные данные, которые нужны для выполнения трудовой функции. К ним относятся ФИО, сведения о предыдущей работе, документы, которые необходимы для устройства на работу (паспорт, трудовая книжка и т.д.), сведения об образовании. Такие сведения, как вероисповедание, работодатель запрашивать не имеет права, так как они не требуются для выполнения трудовой функции.
Сложность обработки персональных данных заключается в том, что на разных этапах взаимодействия и при решении различных трудовых задач у работодателя могут возникнуть вопросы. Например, считается ли та информация, которая содержится в резюме кандидата, персональными данными? Должен ли он давать согласие в этом случае, даже если его не возьмут на работу? Нужно ли как-то согласовывать с работником факт передачи данных для оформления пропуска? Можно ли размещать фотографию работника на доске почета без его согласия? Допускается ли размещение «черных списков» сотрудников на сайте компании? Что делать с данными уволенных сотрудников?
На все эти вопросы важно знать ответы. Тем более что периодически разъяснения по ним публикуют Минтруд, Роструд, Роскомнадзор.
Что делать с персональными данными кандидата
Еще на этапе просмотра резюме компания начинает собирать персональные данные кандидатов. Она может сохранять резюме в специальных программах, распечатывать их, сохранять контакты для дальнейшей связи и т.д.
В резюме обычно представлен целый перечень персональных данных — от номера телефона до сведений об образовании и предыдущих местах работы.
Роскомнадзор предупреждает о том, что обработка персональных данных соискателей предполагает получение соответствующего согласия от них. Согласие следует оформлять на период принятия решения о приеме либо отказе в приеме на работу.
Но есть и исключения, когда такое согласие не требуется:
В согласии нужно обязательно указать цель получения персональных данных — рассмотрение кандидата на вакантную должность. Можно воспользоваться образцом согласия на обработку персональных данных.
Если работодатель получает резюме соискателя по электронной почте, ему нужно дополнительно провести мероприятия, которые бы служили подтверждением факта направления резюме самим соискателем. Например, это может быть приглашение соискателя на собеседование или ответ на его письмо по электронной почте.
Что делать, если персональные данные собираются с помощью анкеты
Нередко работодатель осуществляет сбор персональных данных кандидатов с помощью типовой анкеты. Во-первых, такая анкета должна содержать информацию о сроке её рассмотрения и принятия решения о приеме либо отказе в приеме на работу.
Обычно анкета размещается в электронном виде на сайте компании, и согласие на обработку персональных данных подтверждается с помощью проставления «галочки» в соответствующем поле.
Что делать с данными кандидата, которого не взяли на работу
В таком случае предоставленные соискателем данные нужно уничтожить в течение 30 дней.
Есть в этой ситуации исключения — случаи, предусмотренные законодательством о государственной гражданской службе. Тогда хранить персональные данные соискателя придется в течение 3-х лет.
Направление запросов на прежние места работы
На этапе собеседования работодателю может потребоваться уточнение некоторых данных о работнике или получение дополнительной информации у прежних работодателей.
Для этого ему обязательно нужно заручиться согласием соискателя.
Сбор и обработка персональных данных при приеме на работу
Трудовое законодательство определяет перечень документов, которые работодатель запрашивает у работника при приеме на работу. На этом этапе, согласно ст. 65 ТК РФ, запрашиваются:
На то, чтобы внести персональные данные из этих документов в трудовой договор, согласие работника не требуется. Когда он подписывает трудовой договор, то тем самым уже дает свое согласие.
Оформление зарплатной карты и персональные данные работника
Многие организации при приеме на работу оформляют работникам зарплатную карту. В связи с этим может возникнуть вопрос — нужно ли на передачу персональных данных работника банку получать согласие? Да, нужно.
При этом важно, чтобы:
Роскомнадзор определяет случаи, когда передача персональных данных работника банку для открытия зарплатных карт должна происходить без согласия:
Стоит учесть, что работник может отказаться подписать согласие на передачу данных банку, с которым работает компания. У него могут быть уже открыты счета и карты в другом банке, и поэтому для него удобнее продолжать обслуживаться в своем банке.
В прошлом году была установлена ответственность за «зарплатное рабство». Это значит, что сотруднику нельзя отказать в праве на изменение кредитной организации, в которую будет перечисляться зарплата.
Сотрудник сменил фамилию — что делать с трудовым договором?
В этом случае нужно обязательно внести изменения в трудовой договор. Главное — сделать это правильно.
Часто работодатели оформляют дополнительное соглашение, хотя им, как правило, меняются условия, а не сведения трудового договора. Фамилия относится именно к сведениям о работнике.
Правильно будет внести изменение непосредственно в текст трудового договора, вручную.
Размещение «черных списков» сотрудников на сайте
Иногда работодатель смело публикует в открытом доступе списки бывших работников, которые были уволены, например за утрату доверия или неоднократное неисполнение обязанностей.
Следует отметить, что это расценивается законом, как нарушение требований к обработке персональных данных. Об этом, в частности, предупреждает Минтруд в Письме от 08.10.2018 N 14-2/В-803.
В данном случае, публикуя причины увольнения, работодатель сообщает личную информацию сотрудника третьим лицам. Делать это без согласия работника нельзя.
Каким должно быть согласие на обработку персональных данных
Роскомнадзор в своих рекомендациях формулирует следующие требования:
Оформление доски почета
Противоположная ситуация — это поощрение работника в виде доски почета. Но и здесь есть свои тонкости.
Обычно на доске почета размещается фотография человека, указывается его ФИО. И всё это персональные данные, которые работодатель не имеет права выставлять на всеобщее обозрение у себя в офисе, даже если цель его действий — поощрить успешных сотрудников и мотивировать тем самым остальной коллектив.
Для использования фото сотрудника тоже придется заручиться согласием.
Персональные данные для пропуска
В большинстве организаций сейчас действует пропускной режим. Соответственно, новым работникам требуется оформление пропуска.
В данном случае нет необходимости в получении согласия на обработку персональных данных, если:
В том случае, если пропускной режим находится под контролем сторонней организации, то согласие обязательно.
Кадровый и бухгалтерский учет на аутсорсе и персональные данные
Если работодатель решает вопросы кадрового и бухгалтерского характера при помощи аутсорса, то есть силами сторонних организаций, то он должен соблюдать требования, обозначенные ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных.
Что делать с персональными данными уволенных сотрудников
Нужно учитывать, что существуют требования к обработке персональных данных в рамках бухгалтерского и налогового учета.
Так, например, работодатели обязаны в течение 4-х лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления, удержания и перечисления налога (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). И здесь согласия уже бывших сотрудников, хотят они того или нет, не требуется.
Роскомнадзор напоминает, что по истечении сроков, определенных законодательством, личные дела работников переходят на архивное хранение на срок 75 лет. Но на саму организацию хранения в архиве и использование архивных документов с персональными данными работников Закон о персональных данных не распространяется.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Что включает в себя обработка персональных данных по закону
Статья 6. Условия обработки персональных данных
(в ред. Федерального закона от 25.07.2011 N 261-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
Перспективы и риски арбитражных споров и споров в суде общей юрисдикции. Ситуации, связанные со ст. 6
Споры в суде общей юрисдикции:
1. Обработка персональных данных должна осуществляться с соблюдением принципов и правил, предусмотренных настоящим Федеральным законом. Обработка персональных данных допускается в следующих случаях:
1) обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;
2) обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей;
3) обработка персональных данных осуществляется в связи с участием лица в конституционном, гражданском, административном, уголовном судопроизводстве, судопроизводстве в арбитражных судах;
(п. 3 в ред. Федерального закона от 29.07.2017 N 223-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
(п. 3.1 введен Федеральным законом от 29.07.2017 N 223-ФЗ)
4) обработка персональных данных необходима для исполнения полномочий федеральных органов исполнительной власти, органов государственных внебюджетных фондов, исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и функций организаций, участвующих в предоставлении соответственно государственных и муниципальных услуг, предусмотренных Федеральным законом от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», включая регистрацию субъекта персональных данных на едином портале государственных и муниципальных услуг и (или) региональных порталах государственных и муниципальных услуг;
(в ред. Федерального закона от 05.04.2013 N 43-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
5) обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем;
(в ред. Федеральных законов от 21.12.2013 N 363-ФЗ, от 03.07.2016 N 231-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
6) обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно;
7) обработка персональных данных необходима для осуществления прав и законных интересов оператора или третьих лиц, в том числе в случаях, предусмотренных Федеральным законом «О защите прав и законных интересов физических лиц при осуществлении деятельности по возврату просроченной задолженности и о внесении изменений в Федеральный закон «О микрофинансовой деятельности и микрофинансовых организациях», либо для достижения общественно значимых целей при условии, что при этом не нарушаются права и свободы субъекта персональных данных;
(в ред. Федерального закона от 03.07.2016 N 231-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
О выявлении конституционно-правового смысла п. 8 ч. 1 ст. 6 см. Постановление КС РФ от 25.05.2021 N 22-П.
8) обработка персональных данных необходима для осуществления профессиональной деятельности журналиста и (или) законной деятельности средства массовой информации либо научной, литературной или иной творческой деятельности при условии, что при этом не нарушаются права и законные интересы субъекта персональных данных;
9) обработка персональных данных осуществляется в статистических или иных исследовательских целях, за исключением целей, указанных в статье 15 настоящего Федерального закона, при условии обязательного обезличивания персональных данных;
(п. 9.1 введен Федеральным законом от 24.04.2020 N 123-ФЗ; в ред. Федерального закона от 02.07.2021 N 331-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
(см. текст в предыдущей редакции)
11) осуществляется обработка персональных данных, подлежащих опубликованию или обязательному раскрытию в соответствии с федеральным законом.
1.1. Обработка персональных данных объектов государственной охраны и членов их семей осуществляется с учетом особенностей, предусмотренных Федеральным законом от 27 мая 1996 года N 57-ФЗ «О государственной охране».
(часть 1.1 введена Федеральным законом от 01.07.2017 N 148-ФЗ)
2. Особенности обработки специальных категорий персональных данных, а также биометрических персональных данных устанавливаются соответственно статьями 10 и 11 настоящего Федерального закона.
4. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению оператора, не обязано получать согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных.
5. В случае, если оператор поручает обработку персональных данных другому лицу, ответственность перед субъектом персональных данных за действия указанного лица несет оператор. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению оператора, несет ответственность перед оператором.