хот деск что это
Hot-desking в офисе: как это работает?
Правила использования общих рабочих мест:
Поскольку сотрудники не проводят каждый день за одним и тем же столом, правильно настроенные инструменты коммуникации и исправность оборудования в офисе очень важны. Профилактическое обслуживание всего оборудования в офисе поможет обеспечить бесперебойную работу отдела.
В некоторых случаях оправдано подключение специальной программы для бронирования свободных рабочих мест. Это позволяет работникам заранее забронировать себе место по аналогии с онлайн-бронированием гостиничных номеров. Если офисы компании расположены в разных городах, такая система будут особенно актуальна.
Преимущества системы незакрепленных мест:
Еще одно преимущество системы “горячих столов” в том, что сотрудники попеременно пересекаются с коллегами из разных отделов, которых могли не увидеть при традиционной кабинетной системе. Это укрепляет отношения, способствует лучшему погружению в процессы и оперативному решению общих задач.
Серия Loft создана специально для организации офисов “нового поколения”
Для каких компаний подходят “горячие столы”?
Компаниям, которые арендуют большие площади или помещения в элитных районах, а также для небольшим стартапам, экономящих свой бюджет, важно эффективно расходовать каждый квадратный метр офиса. Незакрепленные рабочие места будут особенно актуальны, если:
Какую мебель использовать для организации рабочих мест?
Именно это задает дизайнеру интерьера главную загадку: как сделать рабочие места универсальными, удобными для сотрудников с разным характером деятельности, предпочтениями и вкусами, рабочим инструментарием.
Система “hot-desking” предполагает возможность выбора сотрудниками разных конфигураций рабочего пространства. Если в каждый момент можно занять место, которое удовлетворяет личные потребности сотрудников или потребности команды, то работа только выиграет!
В случае, когда нужно тихое рабочее место, может помочь бенч-система на едином каркасе с экранами, чтобы создать чувство уединенности и комфорта.
Рабочие станции на едином каркасе серии bCODE экономит свободное пространство
В качестве места для командной работы подойдут модульные конференц-столы.
А столы со складной столешницей, как в серии Connect, позволят по необходимости легко расширять рабочее пространство или сокращать количество рабочих мест.
Офисные кресла с продуманными механизмами регулировки тоже будут очень кстати. Они не только важны для здоровья позвоночника, но и универсальны и экономичны, поскольку их можно настраивать в соответствии с потребностями большинства сотрудников.
Из-за отсутствия личных тумб у каждого стола в офисе должны быть предусмотрены продуманные системы хранения с индивидуальными ящиками для вещей. Стеллажи для книг и корреспонденции, шкафы и гардеробы дополнят различные рабочие зоны.
Шкафы-локеры серии Ergoline позволяют эффективно использовать каждый дюйм офиса
Для организации зон отдыха, где сотрудники могли бы отдохнуть, пообщаться с коллегами или провести мозговой штурм, подойдут удобные диваны, кресла и журнальные столы.
Диван Prima с полозьями в стиле хай-тек подчеркнет прогрессивный стиль офисов hot-desking
Что такое hot desking и как это работает?
Сегодня в бизнес-среде всё чаще упоминается потребность в переформатировании офиса и введении зоны хот-десков. О том, почему это практичное решение в современных реалиях, каков принцип работы хот-дескинга, и в каких компаниях он применим, рассказал Валерий Трушин, руководитель отдела исследований и консалтинга IPG.Estate.
Что такое хот-деск?
Глобально хот-деск – это модернизированный open-space, в котором сотрудники вместо закрепленного рабочего места занимают свободное, приходя на работу в соответствии с графиком.
На практике универсальный хот-деск представляет собой рабочий стол в возможностью подключения к интернету и электросети, куда сотрудники могут приходить со своим рабочим ноутбуком и работать то время, которое им необходимо.
Принцип работы
Значительную часть времени в течение года сотрудники проводят в отпуске, командировках, на деловых встречах и на больничном. В это время их рабочие места простаивают.
Hot desking позволяет оптимизировать офисную площадь и использовать ее наиболее эффективно. Также выбор данного формата дает возможность сократить объем арендуемых площадей до 30-40%.
На рынке Петербурга хот-деск пока не нашел активного отклика, но имеет большие перспективы в нынешних нестабильных условиях.
Нюансы пользования зоной хот-десков
Сложность в эксплуатации хот-деска заключается в необходимости составления графика.
Работа в таком пространстве невозможна без закрепления за каждым разъездным сотрудником времени, в рамках которого он будет выполнять офисную работу. В противном случае, рабочие процессы будут замедлены отсутствием мест.
Для составления корректного графика в бизнес-процесс предварительно внедряются датчики контроля.
Они выдают анализ использования рабочих мест, и руководство компании получает возможность переформатирования офиса, когда мобильные сотрудники переходят в зону хот-десков.
Если в штате работает 10 мобильных сотрудников, достаточно выделить около четырех универсальных столов. При этом необходимо согласование графика, который может отслеживаться и корректироваться в мобильном приложении. Оно позволит таким сотрудникам комфортно определяться с временными рамками и приезжать в офис на фиксированный срок.
Каким компаниям полезен хот-деск?
Предположительно, одним из первых сегментов на отечественном рынке, в котором приживётся практика хот-дескинга, станет сфера IT.
Зону хот-десков применяют в компаниях с большим числом мобильных сотрудников. Это брокеры, продавцы, консультанты, экспедиторы и тп, которым в течение рабочего дня не нужно проводить много времени перед монитором.
Так, например, экспедитор развозит товар на протяжении всего рабочего дня и возвращается в офис на пару часов, чтобы заполнить документацию. Совершенно очевидно, что держать рабочее место для такого человека нецелесообразно. Ему необходим ноутбук и зона хот-десков, где он сможет работать.
Что такое хот-деск? Какие технологии необходимы для быстрого и недорого внедрения систем временных рабочих мест?
Пандемия спровоцировала множество требований к организации офисного пространства. Теперь собственники бизнесов желают не только добиться максимально комфортных условий для персонала, но и снизить затраты на эксплуатацию офисной площади. Качественным решением может стать внедрение системы хот-деск. Валерий Трушин, руководитель отдела исследований и консалтинга IPG.Estate, рассказал о нюансах использования зоны хот-десков, о технологиях, необходимых для их организации, и о требуемых инвестициях.
Что такое хот-деск?
Хот-деск представляет собой выделенный рабочий стол с техническим оборудованием, к которому сотрудники имеют доступ по персональному паролю или пропуску. Существуют системы записи бронирования этого хот-деска, благодаря которым сотрудники не пересекаются.
Технологии для введения хот-десков
Самые эффективные технологии для организации формата hot desking просты для понимания. Арендаторы офисов прибегают к установке датчиков движения или датчиков контроля рабочих мест.
Датчики контроля устанавливаются на 1-2 месяца и выдают аналитику времени, которое сотрудники проводят за своими рабочими местами. Таким образом, руководство компании получает возможность переформатирования офиса: организовывается комфортную рассадка, и часть персонала, чьи бизнес-процессы позволяют работать на временных рабочих местах без потери эффективности, переходит в зону хот-десков.
Какие компании внедряют хот-дески?
Как правило, hot desking пользуется спросом у компаний, которые имеют в штате разъездных сотрудников. Немобильные работники всё также закреплены за своими зонами труда с соблюдением социального дистанцирования, а мобильные поочерёдно эксплуатируют универсальные места.
В текущих условиях, когда все компании борются за безопасность офисного пространства, hot desking является целесообразной долгосрочной (и затратной) технологией на перспективу.
Как использовать хот-деск?
IT-компании пишут мобильное приложение, содержащее исходный план рассадки офиса, и, по итогу, офис заполняется на 30-40%.
Для организации своей работы сотруднику нужно зайти в приложение, выбрать подходящее рабочее место и указать время, к которому оно должно быть активировано.
Check-in происходит через прикладывание индивидуальной карточки к датчику рабочего места. Так система видит, что сотрудник готов к работе и предотвращает перегрузку зоны хот-деска в течение дня, предлагая сотрудникам альтернативное время посещения. Опция позволяет соблюдать социальную дистанцию, что важно в сезон распространения инфекций.
Система легко имплементируется, не требуя серьёзного переоборудования офиса в кратчайшие сроки.
Кейс
Крупная IT-компания располагается в open-space офисе. Когда в Петербурге большинство бизнес центров было закрыто на карантин, стало ясно: по окончании волны ограничений выводить всех сотрудников обратно в офис не имеет смысла в силу удобства удалённой работы и финансовых соображений.
В течение локдауна эта компания разработала приложение. Она не переформатировала свои рабочие места, а лишь запустила приложение по рассадке и ограничению количества людей в офисе.
Цель – сделать так, чтобы одновременно в офисе находилось ограниченное число сотрудников, а также соблюдение дистанции между рабочими зонами.
Такое решение легко внедряется и не требует крупных инвестиций в изменения в офисе. При желании компании утвердить такой режим на долгосрочную перспективу, необходима более детальная работа с датчиками.
Какие инвестиции для этого требуются?
Гибкое использование пространства
За счет введения зоны работы со стационарными компьютерами, зоны хот-десков и переговорных консервативное офисное помещение превращается в гибкое пространство.
Это три обязательных критерия для соответствия названию «гибкий офис». Прочие рекреационные локации (зоны кухни и развлечений) являются дополнительными критериями, которые уже сегодня внедряются большим количеством компаний.
Благодаря хот-дескам загрузка офиса распределена, и расписание посещения рабочих мест обеспечивает свободную рассадку и минимальное количество людей в офисе единовременно.
Зачастую аналитика показывает, что 50% персонала проводят за рабочим компьютером не более 2-3 часов в день, в связи с чем рационально было бы перенаправить таких сотрудников в зону хот-десков, сделать для них приложение и график.
Создание безопасной и здоровой среды в офисе: инженерка, рециркуляторы
Вопрос здорового климата также решается датчиками. Есть технологии, которые замеряют уровень СО2. Когда этот уровень достигает определённого показателя, инженерная система автоматически увеличивает подачу кислорода.
Как правило, такие датчики либо внедряются в систему общего кондиционирования офиса, либо уже встроены в автономный рециркулятор воздуха, расположенный в каждом из помещений офисной площади.
Датчик реагирует на движение внутри помещения и обеспечивает циркуляцию воздуха автоматически; является дорогой инвестицией.
Компании в России переходят на hot desking: чем грозят «горячие столы» сотрудникам и работодателям?
Летом, после весеннего локдауна, мало кто знал, что такое hot desking. Просили объяснить и вообще говорить по-русски. А теперь термин стал нарицательным, встал в один ряд с джипом и ксероксом.
Прошло меньше полугода, в России появился новый рынок. И теперь заявка или звонок со словами «нам нужен хот дескинг» — это уже норма.
Hot desking — это столы, которые не закреплены за сотрудниками. Перед тем, как прийти в офис, сотрудник бронирует себе стол. Такой подход позволяет иметь меньше столов, чем сотрудников. Обычно вдвое меньше.
Профит очевиден — экономия на аренде или возможность переехать в офис поменьше, но на 1-2 класса выше.
Экономия — не единственный положительный эффект. Приятных побочек целый букет:
Такие хайповые заголовки можно увидеть в амеиканских СМИ, это статьи за 2018-2019 год. Там гибкие офисы появились задолго до пандемии, но стали максимально популярными только после того, как китайский гражданин отобедал летучей мышью.
В России мы тоже столкнулись с протестом на первых порах. Представители компаний крутили пальцем у виска: гибкие рабочие места — это же не гигиенично, все перезаражаются. Да и вообще скоро всё венётся на круги своя, абсолютно все сотрудники будут ходить в офисы каждый день.
Как мы видим, этого не произошло. И уже не произойдёт никогда.
Но практике имеем вот что: быстрая ежедневная санитарная обработка рабочих мест делает их максимально безопасными для сотрудников, а ходить в офис всем и каждый день просто нет необходимости.
Кстати, в упомянутых американских статьях не было ни единого примера компании, умершей или потерявшей деньги после внедрения хот дескинга.
Мы выпустили MVP бронирования рабочих мест UnSpot пару месяцев назад. Продукт оказался настолько востребованным, что:
Hot Desking — это обычно от 100 столов, реже — от 50. У нас пока лимитов нет, можно начинать с любого количества.
К нам обычно обращаются компании с количеством сотрудников 200-400 (средний и средне-крупный бизнес) и большие корпораты с 1000+ рабочих мест.
Основная причина обращения — у нас слишком большой офис, нам такой не нужен, надо с этим что-то делать.
В такой ситуации можно переехать в офис поменьше, но как управлять потоками сотрудников? Ведь столов будет сильно меньше, чем людей.
Для любителей эксель-табличек и ручного труда: практика HR-специалистов показала, что если в компании больше 15 сотрудников, попытки реализовать хот дескинг вручную обречены на провал.
Это называется аутсорсинг персонала. Уже давно сделано, причем не только на уровне уборщиц.
Ну вот коллцентру хорошо зайдет, хотя там уже что-то подобное и есть. А остальным?
Остальным тоже хорошо заходит 🙂
А точнее, можно примеры отраслей, без названий компаний?
Конечно!
Банки, офисы крупных производственников, представительства иностранных корпораций, подросшие стартапы.
Вообще тут привязки к индустрии нет, поэтому клиенты очень разные.
бронировать место чтобы поработать!?)
хочется верить, но работать тут никто не хочет в том числе Я
Классно. Молодцы. Очень классная альтернатива коворкингу.
Удачи.
Клиент посередине описанных вами кейсов. Это компании, которые перешли на частичную удаленку: кто-то постоянно работает в офисе, кто-то постоянно дома, но часть сотрудников приходит в офис с разной периодичностью.
«Agile не на словах, а на деле: командам ничего не стоит пересобираться хоть по несколько раз в день.»
O’RLY? Возможность «пересобираться» (имелись ввиду обычняе встречи по рабочим задачам?) зависит совсем не от хотдеска.
«Выше продуктивность сотрудников благодаря постоянной смене места работы — это уже доказано и не раз.»
Доказано для всех профессий и специальностей?
А впрочем, отлично сформулированный пункт! Именно по «смене места работы». На новом месте впахивают испытательный срок, а потом меняют место работы, после опыта работы на хотдеске 🙂
Что такое Хот-Деск?
Содержание
Hot Desking или Хот-Деск – это новая форма организации офиса, в основе которой лежит общее использование рабочих мест. По сути, это универсальный open-space, где сотрудники занимают пространство согласно предварительному согласованию между собой или непосредственным руководителем.
Такая модель работы появилась в США в конце 90-х годов. Цели просты – оптимизация использования офисного пространства и снижение издержек на организацию трудового процесса.
Эффективность работы Хот-Деск
Больничные, отпуска, командировки, деловые встречи – все это занимает существенную часть деятельности организации. И каждый раз рабочие пространства простаивают, а арендные платежи никто не отменял.
Использование принципа Hot Desking способствует оптимизации офисной площади и более эффективного ее использования. Приложение для бронирования рабочих мест UnSpot легко выстроит график. После окончания трудового дня одного специалиста, его пространство займет другой сотрудник.
Такой формат позволяет настроить более эффективную работу офиса и сократить арендуемые площади до 30-40%.
Нюансы пользования Hot Desking
Сложность организации офиса по принципу Хот-Деск заключается в необходимости создания графика использования рабочих мест и их распределения между всеми сотрудниками. Специалисты, занятые одной задачей, должны отлично контактировать между собой. У каждого сотрудника должно быть свое пространство, где ничто не отвлекает. Даже с разъездным характером работы. В противном случае процессы будут замедлены, эффективность упадет, снизиться прибыль.
К примеру, для компании со штатов из 10 мобильных сотрудников будет достаточно 4 универсальных стола. Однако крайне важно согласовывать и корректировать график использования этих мест. Только так можно комфортно определять временные рамки занятости конкретного пространства и посещать офис в определенное время. Собственно, для этого и создано приложение UnSpot для бронирования офисного пространства.
Модель «горячих столов» отлично подходит для компаний с большим штатом мобильных сотрудников. Это консультанты, экспедиторы, брокеры, представители IT-индустрии и другие специалисты, которым не нужно в течение всего дня присутствовать в офисе.
Hot Desking отлично подойдет начинающим компаниям и стартапам, которые регулярно общаются с клиентами вживую. Зачастую приходится снимать офисные помещения в элитных бизнес-центрах, где арендная ставка квадратного метра существенно выше рыночной цены. А с нашим софтом можно легко оптимизировать офис и разместить там больше сотрудников.
Преимущества бронирования рабочих мест в UnSpot
Главным плюсом использования программного решения UnSpot является комплексная работа по повышению эффективности работы компании. Сюда же можно отнести снижение затрат на осуществление деятельности. Это стало возможным за счет:
Приложение UnSpot для бронирования рабочего пространства – реальный продукт, позволяющий стать компании лучше. Но не нужно верить этому заявлению, лучше запросить демонстрацию и самостоятельно протестировать софт.