Что включает в себя управление проектами

Процессы управления проектами: последовательность, методологии

Процессы управления проектами, по сути, представляют собой пошаговое выполнение запланированных задач на каждом из этапов реализации: инициация, планирование, реализация, контроль и т. д. От того, насколько хорошо отработаны эти процессы, будет зависеть финальный результат.

В рамках этой работы применяются различные методы. Это либо классический каскадный вариант, либо гибкие методологии. Из нашего материала вы узнаете об этапах процессов управления проектами, а также методах, которые можно и нужно применять для более успешного результата.

Принципы управления проектами

Процессы управления проектами являются интегрированными. Это означает, что совершенное действие в одном направлении оказывает влияние на другие направление. За счет этой взаимосвязи получается балансировать между несколькими задачами проекта. Например, если улучшить одну область, другая неизбежно ухудшится.

Чтобы наглядно показать, что управление проектами является интегрированным, опишем процессы, из которых оно состоит, а также их взаимозависимость.

Следует отметить, что в нашей стране термин «процесс» не принят в том контексте, в каком мы будем использовать его далее. Прежде всего необходимо дать определение термину «процесс» – это действия и процедуры, которые связаны с реализацией управленческих функций. Именно так трактуется данное понятие во всем мире.

Проект включает в себя несколько процессов. Процесс – это последовательность действий, которые приносят определенный результат. Какие процессы включает управление проектами? Существует две группы процессов, выполняемых менеджером, а именно:

На практике зачастую происходит взаимодействие организационных процессов управления проектами и процессов, ориентированных на продукт, а также их наложение друг на друга. К примеру, невозможно определить цели проекта, если не понятно, как производить товар.

6 групп процессов управления проектами

Процессы управления задачами проекта подразделяются на несколько групп в зависимости от функций управления:

Процессы контроля и управления проектом могут накладываться друг на друга, происходить более интенсивно в зависимости от стадии проекта. Кроме того, у таких проектов есть взаимосвязь, она заключается в достигнутом результате. То есть полученный при реализации одного процесса результат является основанием для реализации другого процесса.

Также стоит отметить, что группы процессов различных фаз проекта взаимосвязаны. К примеру, после закрытия первой фазы начинается инициация второй фазы. Для большей наглядности приведем пример: когда проектирование завершено, клиент должен одобрить проектную документацию, чтобы можно было начать реализовывать задуманное.

Но это в теории, а на практике последовательность процессов управления проектом меняется. К примеру, фазы могут как предшествовать друг другу, так и накладываться. За счет того, что инициация на разных фазах проекта повторяется, становится возможным отслеживать актуальность выполнения проекта. В случае, когда проект больше не нужно реализовывать, благодаря инициации этот момент можно отследить и исключить ненужные траты.

Процессы управления исполнения проектов внутри каждой группы взаимосвязаны друг с другом через входы и выходы. Сфокусировавшись на данных связях, дадим описание процессам через эти составляющие:

Результат каждого этапа управления проектами

На данной стадии процесса управления проектами происходит принятие решения о запуске проекта. Также необходимо определиться с концепцией, для этого нужно понять, существует ли потребность в проекте, есть ли у компании ресурсы для его реализации. После этого следует собрать всю необходимую информацию, сформировать цели и задачи. На данной стадии также нужно назначить проектного менеджера.

Планирование процесса управления проектом необходимо для того, чтобы составить сводный план проекта. При его создании важно продумать следующие нюансы: содержание, сроки реализации, бюджет, которым компания располагает, качество, пути достижения целей и решения задач, риск-менеджмент.

Планирование нельзя назвать отдельным этапом, поскольку это непрерывный процесс. Как только реализация проекта начнется, может потребоваться внести в план корректировки.

Во время организации процесса управления проектами менеджер делегирует полномочия каждому участнику команды, наделяя сотрудников ответственностью, координируя их работу, выполнение оговоренных сроков, достижение определенного качества, контролирует бюджет. Если потребуется, корректирует действия членов команды. Данный этап является сложным, проектный менеджер должен быть опытным профессионалом с лидерскими качествами.

Обязательная фаза процесса управления проектом – контроль. Менеджер сравнивает реальные показатели, которых удалось достигнуть при реализации проекта, к примеру сроки, расходы, результаты, с запланированными. В случае, когда есть отклонения от плана, проектный менеджер должен проанализировать причины этого и скорректировать работу команды.

Контроль, так же как и организация и планирование, является цикличным процессом.

Управление процессом завершения проекта – важная фаза, на которой должна быть закончена работа, составлен заключительный отчет, оформлены документы, найдено решение в спорных ситуациях. После совершения всех необходимых действий менеджер сдает проект клиенту.

Метод управления проектами Waterfall

Цель всех процессов управление проектами – успешная реализация задуманного. Для этого необходимо выбрать эффективные методы, которые будут соответствовать особенностям вашего бизнеса. Так как не существует одинаковых проектов, также нет и универсальных методов, подходящих для любой ситуации.

Благодаря разнообразию технологий управления проектами вы сможете подобрать оптимальную методику, которая идеально подойдет для вашей сферы деятельности.

Далее приведены методы, использующиеся чаще всего.

Waterfall – это водопадная модель процессов управления проектами, которую можно считать классической. Другое ее название – каскадная. Суть этого метода заключается в поэтапных и последовательных действиях. Важная каждая стадия, нельзя пропускать ни один шаг. Как только будет завершен предыдущий шаг, можно приступать к последующему.

Такая система процессов управления проектами будет состоять из следующих этапов, которые подходят для любой области деятельности:

Какие достоинства есть у каскадной модели управления проектами? Прежде всего стоит отметить понятную логику процессов, поскольку каждый шаг детально описан и задокументирован, требования оговорены и являются однозначными. Заблаговременно устанавливаются сроки реализации и бюджет.

Участники процесса управления проектами легко контролируют работу команды исполнителей за счет простой системы отчетности.

Если потребуется, даже на этапе реализации можно сменить команду исполнителей, поскольку новые сотрудники быстро разберутся в методологии.

Однако программисты нередко предпочитают не каскадную модель, а более гибкие методы. Объясняется это тем, что Waterfall имеет жесткие ограничения, внести необходимые изменения достаточно сложно. Поэтому оптимизация проекта в момент его реализации невозможна. К примеру, во время выполнения проекта стало понятно, что исполнители не могут уложиться в установленный срок, требуется увеличить финансирование.

Чтобы реализовать проект, приходится отказаться от тестирования, это приводит к тому, что будут допущены ошибки. Чтобы устранить их после запуска продукта, придется потратить огромные суммы, особенно если сравнивать их с затратами на стадии разработки продукта.

Процессы и методы управления проектами agile

Agile — является гибкой моделью управления проектами. Несмотря на то что она была разработана не так давно, данная методология стала по-настоящему популярной. Agile представляет собой систему принципов, на основе которых было создано множество методов.

Чем отличается данная модель от каскадной? Для большей наглядности рассмотрим пример разработки программного обеспечения. Построение процесса управления изменениями проекта происходит по принципу коротких итераций (циклов), по завершении каждого из них клиент получает готовый продукт. Конечно, его еще нужно доработать, однако он может решить часть задач (пользовательских историй).

Скорость разработки составляет 4-6 историй в неделю. Причем непрерывно тестируется код в автоматическом режиме.

Расстановка приоритетов в agile происходит иначе: на первом месте стоит не документация, а рабочий продукт. В гибких методах гораздо важнее возможность изменений, но не строгое следование плану. Учитываются потребности заказчика, а не только условия договора. Если вы используете agile, значит, исполнители должны непрерывно общаться по рабочим вопросам с владельцем продукта и пользователями.

Это необходимо, чтобы определить, какие истории нужно делать прежде всего. Такой подход позволяет изменять пропускную способность, исключая перегрузки, к примеру, если запросов много, но ресурсы ограничены.

Основные преимущества данной модели заключаются в следующем: вы можете быстро реагировать на изменение требований к продукту за счет коротких циклов. В итоге клиент получает результат в максимально короткий срок. Благодаря постоянному тестированию при разработке продукта не допускаются ошибки, что исключает непредвиденные траты времени и бюджета.

Метод управления проектами scrum

Scrum — это еще один метод, который был создан на основе agile. Его отличие заключается в том, что процесс разработки разделен на спринты (итерации длительностью 2-4 недели). При этом срок не меняется на протяжении всего проекта. Когда один принт завершается, клиент получает часть продукта, которую можно использовать.

Основной инструмент данной модели – это бэклоги, они представляют собой списки приоритетных задач. Прежде чем начать спринт, команда исполнителей и владелец проекта должны решить, какие задачи следует выполнить прежде всего, в первом спринте.

Каждый день следует проводить мини-совещания, где каждый разработчик должен отчитаться, какие задачи он решил вчера, что ему необходимо сделать сегодня, какие сложности возникли.

Благодаря такому подходу становится возможным сразу обнаруживать и устранять препятствия, если потребуется, вносить корректировки в стратегию. После завершения одного спринта важно провести ретроспективный анализ. Он необходим для оценки того, насколько эффективно работала команда, каков прогноз для последующих итераций, как бороться с проблемами.

Scrum является наиболее структурированным методом, который основывается на agile. У данного метода есть множество преимуществ гибкой модели, к примеру способность быстро адаптироваться и клиентоориентированность.

Есть много эффективных методов управления проектами, чтобы сделать правильный выбор, важно учитывать специфику работы. Waterfall подходит для тех, кто использует четкое техзадание, где жесткие требования и нет необходимости в процессе работы вносить корректировки.

Если проект инновационный, а уровень непредсказуемости высокий и составлять план заблаговременно нецелесообразно, подойдут гибкие методы agile либо scrum. Так вы сможете сразу же внести необходимые поправки.

Источник

Что такое управление проектами: экспресс-гид для начинающих

Мы пообщались с экспертами и подготовили гид по управлению digital-проектами. Если вы новичок в профессии, читать обязательно.

Управлять проектом сложно, особенно в первый раз. Есть много тонкостей, в которых без опытного проводника не разобраться.

Что такое управление проектами?

Управление проектом — процесс. Каким он будет, зависит от типа и сложности будущего продукта. Например, процесс создания сайта отличается от создания высоконагруженного ПО.

Процессы разные, но есть элементы, без которых не выживет ни один проект. Чтобы все получилось, нужны команда и менеджер, который будет направлять и руководить. Еще в процессе участвуют пользователи, если вы делаете b2c-продукт. И заказчик, если мы говорим о заказной разработке.

Простите, а вы тут цель не видели?

Чтобы собрать подходящую команду и спланировать проект, нужно разобраться, какой результат вы хотите получить. Поэтому начните с цели, чтобы знать, куда и как двигаться.

Первый вопрос, который нужно задать прежде, чем начинать проект: зачем его делать? Какая цель? Если проект — пожелание заказчика, то пытаемся понять цели бизнеса и как их достичь.

Зачем проекту менеджер?

Цель нашли, что теперь? Тут начинается самое интересное для менеджера-новичка. Нужно собрать все силы в кучу, успокоиться, осмотреться и начать планировать проект.

Менеджер проекта — это тот человек, который отвечает за результат всего происходящего. Он должен построить рабочий процесс так, чтобы все собрались вместе и продуктивно работали. Это не тот случай, когда руководитель раздает задания и уходит на обед. Менеджер не только организует процесс, но и участвует в нем, как никто другой.

Руководитель проекта — не тот, кто делает, что написано в ТЗ, а тот, кто помогает определить проблему, понять, что работа идет корректно. Следит за тем, чтобы все понимали процесс и задачи правильно.

Чтобы эта история работала, менеджер проекта должен обладать определенным набором качеств и навыков. А если таких нет, то их придется наработать. Без этого хорошего проекта не получится.

руководитель scrum-студии «Сибирикс»

Важный навык для менеджера проекта — умение планировать: рисовать у себя в голове картину того, как и что должно быть. Нужно уметь сформулировать правила игры и донести их до команды.

Команда: одна голова — хорошо, но не в этот раз

Менеджер проекта — руководящая должность, где нужно плотно работать с людьми. От того, какие люди работают в команде, зависит успех проекта. Поэтому менеджер либо сам собирает классную команду, либо обучает людей в процессе.

Качества идеальной команды:

Где найти или как вырастить таких бойцов — это тема для отдельной статьи. Поэтому мы по умолчанию считаем, что у нас таких много. И наша задача — просто собрать их вместе и научиться с ними ладить. Да, даже с очень крутой командой может быть непросто. Но нужно уметь договариваться в любых ситуациях. Как? Искать точки пересечения.

тренер и консультант по гибким методологиям, компания ScrumTrek

Хорошо помогает общий опыт работы. Например, я отлично ладил с командами, которые разрабатывали веб-приложения (сайты, личные кабинеты), потому что сам начинал как разработчик и разбирался во всех тонкостях профессии и процесса.

Какую методологию брать будете?

Команда есть, руководитель проекта тоже. Цель определили. И что с этим всем делать? Как работать-то?

При выборе методологии важно смотреть на контекст проекта. Бывают типовые проекты, где хорошо себя показывает классический подход проект-менеджмента (водопадный). В современном бизнесе, например, если говорить про банковскую сферу, классического подхода недостаточно. Его здесь хорошо дополняют agile-методологии.

Оцениваем имеющиеся ресурсы и характер проекта и выбираем методологию, которую будем использовать.

руководитель scrum-студии «Сибирикс»

Госзаказчик — выбираете водопадный подход. Динамическая или конкурентная среда, неустаканившиеся требования, нет времени и смысла заниматься формализацией — берем Agile. Для разработки продукта — Scrum. Для поддержки и маркетинга — Kanban.

Все вокруг горит, но это нормально

С опытом вы поймете, что и как правильно делать. Какие процессы и инструменты работают, а какие — нет. А пока, чтобы ваша менеджерская жизнь была чуточку проще, вот вам простой чек-лист по управлению проектом от Владимира Завертайлова, руководителя scrum-студии «Сибирикс».

Проект закончился, но это еще не конец

Просто завершить проект в срок — мало. Менеджер проекта должен уметь оценить не только работу команды, но и свою. Это дает возможность совершенствоваться.

Для меня показатель успеха — реакция заказчика в конце проекта. Если клиент доволен результатом, значит, менеджер справился с поставленной задачей.

Нет единых критериев оценки. Все зависит от ситуации, типа и целей проекта.

тренер и консультант по гибким методологиям, компания ScrumTrek

Когда закрываешь проект, то, как правило, чувствуешь, что сделал на отлично, а что можно сделать лучше в следующий раз. Таким образом я считаю, что основной критерий успеха — это внутреннее состояние руководителя проекта. Все остальное — вторично.

Подведем итоги: что самое важное в управлении проектами?

Быть или не быть… менеджером проекта

Если вы дочитали до этого момента, то точно хотите попробовать или уже начали менеджерить проекты. Тогда вот вам основные плюсы и минусы профессии: почему круто быть руководителем проекта, но иногда не очень.

Первый и очень жирный плюс — можно расти. Нет никаких пределов. Это тот самый случай, когда появляется возможность прыгнуть выше головы, причем своей собственной.

И как бонус — успокоительное, мятный чай и сертификат на йогу входят в набор молодого менеджера проектов. Потому что минусы у этой работы тоже есть: слишком нервно, что очень выматывает. Если вы не владеете своими эмоциями и настроением, то можете внезапно начать ненавидеть людей или просто захотеть в санаторий на годик-другой.

Хочу управлять проектами: что делать?

Мы подошли к самому главному: что делать, чтобы стать крутым руководителем проекта. Надо учиться, практиковаться, нарабатывать опыт и быть готовым к тому, что каждый день будет похож на непрерывный бег с препятствиями.

Источник

Что такое управление проектами

Конкуренция на рынке постоянно растет: чтобы компания могла привлекать и удерживать клиентов, нужно подстраиваться под растущие требования аудитории, оперативно выполнять задачи и решать проблемы. Один из способов эффективно организовать работу внутри компании – проектный менеджмент. В статье расскажем, что такое управление проектами и как система помогает улучшить показатели бизнеса.

Что такое проект и его управление

Проект – комплекс мероприятий, ограниченных по времени, с общей целью: создание нового продукта или услуги, достижение определенных результатов.

Управление проектами – это способ организовать работу таким образом, чтобы выполнить все требования к проекту. Например, закрыть задачи, выдержать сроки и уложиться в бюджет. Чтобы достичь успехов, менеджеру понадобятся технические знания по проекту, качества управленца, умение решать проблемы и организовать работу в коллективе.

Чем отличается проектное управление от традиционного менеджмента

Рассмотрим отличия разных систем управления наглядно.

Зачем нужно управление проектами

Проектный менеджмент – это инструмент для достижения стратегических целей. Этот способ управления помогает выявить задачи, важные для развития компании, распределить и направить силы на их достижение.

Управление проектами делит рабочий процесс на части и контролирует бюджет, дедлайны и прогресс на каждом этапе. После завершения работ можно оценить результаты по каждому процессу отдельно и в ракурсе конкретного проекта.

Управление некоторыми рутинными процессами отнимает много времени и приносит неочевидные результаты, поэтому проще их автоматизировать. Например, чтобы понять, что интересует клиентов и улучшать скрипты продаж, приходилось вручную собирать и систематизировать информацию о звонках. Это долго, дорого и, в силу человеческого фактора, неточно.

Теперь эти задачи можно решить с помощью сервиса Предикт от Calltouch. Система позволяет проанализировать разговор без участия менеджера, промаркировать и упорядочить обращения, чтобы найти сильные и слабые стороны скрипта и определить эффективность рекламных кампаний.

Предикт

Стандарты управления проектами

Это рекомендации и советы, на которые нужно ориентироваться при организации работы. Какие стандарты бывают:

Есть международные стандарты управления проектами – правила организации работы в разных странах. Один из самых известных стандартов – PMBOK (A Guide to the Project Management Body of Knowledge). Это руководство по управлению проектами, где есть вся терминология и базовые принципы. Его применяют в более 160 странах мира.

Роли в проекте

Роль в проекте – это набор функций и полномочий для разделения обязанностей между членами команды. Стандарт PMBOK выделяет следующие роли:

Важный вопрос – организация работы внутри коллектива исполнителей. Чтобы создать эффективную команду, руководитель учитывает навыки, опыт, личные качества сотрудников и распределяет роли внутри команды. Какие виды ролей бывают:

Состав идеальной команды зависит от специфики и целей проекта: можно привлекать дополнительных специалистов или наоборот, исключать лишних.

Кто такой руководитель проекта

Руководитель проекта или проект-менеджер – это человек, который несет ответственность за достижение поставленных целей. Он полностью отвечает за построение рабочего процесса: составляет план, формирует команду и распределяет обязанности, контролирует ресурсы и бюджет, а также корректирует ход работы и следит за соблюдением сроков.

Требования к проект-менеджеру

Какие компетенции понадобятся руководителю проектов в работе:

Преимущества проектного метода управления и его недостатки

Плюсы проектного управления:

Основные этапы управления проектом

Управление проектом – это комплекс действий. Количество и сложность задач, их последовательность зависят от вида проекта: например, строительство дома сильно отличается от работы над разработкой мобильного приложения. Но все проекты, вне зависимости от специфики, проходят примерно одинаковые этапы развития. Их называют жизненным циклом. Рассмотрим основные этапы управления проектом.

Инициирование проекта

На этой стадии определяют суть и цели проекта, выбирают руководителя, рассчитывают предварительный бюджет и ресурсы. Инициация – первичное содержание проекта, которое уточняют и дополняют в процессе. Чем крупнее проект, тем тщательнее прорабатывается этот этап.

Планирование проекта

Теперь нужно определить, как именно будет выполняться проект:

Планирование – это не только создание плана на старте, но и способность подготовиться к будущим проблемам, правкам и изменениям требований.

Исполнение проекта

Следующий шаг – запуск операций по плану. Здесь важно качественно выстроить работу внутри коллектива: всех познакомить, четко объяснить функции и задачи, продумать мотивацию для сотрудников.

Мониторинг и контроль проекта

Нужно контролировать каждый этап работы, а не только итоговые результаты. Аналитика позволяет выявить ошибки и проблемные места, быстро их исправлять и повышать эффективность.

Контролировать работу легче с помощью автоматизированных систем: CRM и других сервисов. Например, сквозная аналитика от Calltouch поможет проанализировать эффективность интернет-рекламы. Система объединяет данные со всех площадок в одном окне. С помощью наглядных отчетов можно сделать выводы об эффективности, оптимизировать затраты и выстроить полноценную воронку продаж.

Сквозная аналитика

Закрытие проекта

На этом этапе оформляют документы и передают результаты заказчику, либо инициируют фазу нового проекта. Важно получить обратную связь от заказчика: это поможет глобально оценить итоги работы и сделать выводы, чтобы не допускать ошибок в будущем.

Подходы к управлению жизненным циклом проекта

Жизненным циклом можно управлять: от этого зависит результативность проекта. По подходам к управлению жизненные циклы делят на:

Какую выбрать методологию

Для реализации задач проектного менеджмента используют различные методы. Методология, в отличие от стандартов – это не просто набор терминов и рекомендаций, а конкретный план действий, задающий направление. К числу основных методов можно отнести следующие варианты.

Waterfall

Эту модель еще называют каскадной или водопадной. Главный принцип метода – последовательное и четкое соблюдение всех этапов по заранее продуманному плану. Например, этапы разработки IT-продукта по методологии Waterfall:

В рамках подхода влияние непредвиденных факторов сводится к минимуму: каждый шаг предварительно продумывают и фиксируют. Подходит для проектов, где все требования заранее известны, без необходимости вносить изменения и риска ошибиться.

Agile

В отличие от Waterfall, Agile – целый набор гибких методик. Его главная ценность – это качество продукта, поэтому agile-команды постоянно поддерживают контакт с заказчиком и готовы к любым изменениям и доработкам. Обычно методология используется в IT-сфере при работе небольших групп сотрудников, занятых творческой работой.

Scrum

Scrum – это часть методологии Agile. Здесь тоже в приоритете результат и удовлетворение запросов заказчика, поэтому его максимально вовлекают в процесс. Работа состоит из коротких периодов – спринтов. В рамках спринта создается часть продукта, которую тестируют демонстрируют клиенту. По обратной связи от клиента команда улучшает эффективность.

Kanban

« Kanban » переводится как «доска объявлений». Это тоже часть Agile-философии, включающая ее базовые принципы. Методологию используют для равномерного распределения обязанностей между сотрудниками, чтобы не перегрузить команду.

Инструменты для управления проектами

Чтобы руководителю было проще выстраивать и контролировать процессы, разработчики создают специальные сервисы и ПО, которые автоматизируют часть работы. Самые популярные:

Заключение

Проектный менеджмент – это один из самых прогрессивных методов управления в компании. Его применяют для решения задач в любой сфере: бизнесе, общественной деятельности или госуправлении. Проектный подход позволяет заранее обозначить важные цели и максимально эффективно использовать бюджет и другие ресурсы. Однако сама по себе система не решит проблем. Чтобы выстроить управление в соответствии со спецификой и задачами конкретного бизнеса нужен грамотный менеджер.

Источник